Con el fin de documentar de forma apropiada un caso de desaparición, tanto las familias como las organizaciones han de archivar y guardar en lugar seguro todo documento o actividad crucial.

Es extremadamente importante poseer un historial con toda la información y detalles personales del desaparecido/a ya que esto acelerará el proceso de interposición de denuncias en instituciones internacionales y otros organismos.

También es de gran importancia mantener actualizado el historial, el archivo o el diario de los lugares visitados en la búsqueda de la persona desaparecida, personas entrevistadas y conclusiones arrojadas.  

Por último pero no por ello menos importante es mantener la información sobre la identidad de los presuntos perpetradores, ya que podría llegar a ser de gran importancia.

Para empezar las familias y organizaciones deben recopilar tanta información como sea posible sobre la persona desaparecida. Esto incluiría:

• Una foto del desaparecido/a.
• Una copia de algún documento de identidad del desaparecido/a, tales como pasaporte, permiso de conducir, certificado de nacimiento o de bautismo, carnet de estudiante, etc.
• Historial médico y dental de la persona desaparecida. Estos historiales podrían ayudar a los forenses a identificar el cadáver de una persona desaparecida.
• Copias de las huellas dactilares de la persona desaparecida.

                                                                                             
Todos estos documentos pueden ser de gran utilidad no sólo para la investigación forense pero también para evitar que las autoridades nieguen la simple existencia de la persona desaparecida o aleguen que son varias las personas que responden a ese mismo nombre y características.

Es esencial que las familias y/o ONGs conserven copias de todos los documentos emitidos por autoridades públicas (documentos de los tribunales, declaraciones juradas y cualquier otro tipo de documento legal) y un historial de todas las autoridades visitadas. Es de importancia crítica anotar las fechas de las reuniones y los nombres de los funcionarios entrevistados, especialmente si se produjo una negativa oficial o una detención.